Ihr Outsourcing-Vertrag läuft aus – dann verhandeln Sie richtig!

Die Anzahl der Outsourcing-Verträge, die 2013 auslaufen und damit zur Neuverhandlung anstehen, wird auch in diesem Jahr wieder eine Rekordhöhe erreichen. Analysten gehen derzeit davon aus, dass allein in Deutschland wieder mehr als 920 große und komplexe Outsourcing- und Outtasking-Verträge mit einem Gesamtvolumen von rund 102 Mrd. US-Dollar / 820 Mio. Euro neu verhandelt werden müssen.

Meistens läuft der für eine Laufzeit von 3 bis 7 Jahren geschlossene Vertrag aus. Auch Veränderungen im Geschäftsmodell des Kunden können hierauf einen Einfluss haben. Manchmal sind aber auch die Beziehungen zwischen Kunde und Dienstleister mittlerweile so belastet, dass Vertragsanpassungen oder sogar ein Wechsel des Dienstleisters notwendig sind. Gerade damit es in den letzten beiden Fällen nicht zu unnötigen Schwierigkeiten kommt, ist bereits bei Vertragsabschluss mit entsprechenden Klauseln für eine hinreichende Flexibilität zu sorgen.

Die Basis für eine belastbare und erfolgreiche Outsourcing-Beziehung ist immer ein guter Vertrag. Doch selbst ein noch so gut ausgeklügelter Vertrag kann niemals perfekt sein. Er kann bestenfalls so gut sein, wie er von beiden Vertragsparteien umgesetzt und mit Leben erfüllt wird. Gute Ergebnisse sind hier meist nur zu erreichen, wenn eine geeignete Dienstleistersteuerung, ein Service-Management- und Governance-Modell ins Leben gerufen werden. Verträge sollten grundsätzlich einer regelmäßigen Überprüfung unterzogen werden, selbst wenn man mit den bisherigen Leistungen des Dienstleisters voll und ganz zufrieden war. Im letzten Fall kann dies auch gemeinsam mit den jeweiligen Anbietern erfolgen. Eine solche regelmäßige Überprüfung stellt auch ein geeigneter Zeitpunkt dafür dar, die Wettbewerbsfähigkeit des Vertrags insgesamt einmal mehr auf den Prüfstand zu stellen. Dabei muss der Augenmerk auf folgende Bereiche gelegt werden:

  • Preis

    Entsprechen die vereinbarten Service-Gebühren noch dem Marktniveau und sind fair? Ist das Preismodell klar und damit die IT-Kosten gut vorherzusehen? Ist die Verteilung der Risiken z.B. durch Inflation und schwankende Wechselkurse noch gerecht?
     

  • Leistungsbeschreibung und SLAs

    Ist der Leistungsumfang klar definiert? Gibt es ein gemeinsames Verständnis beider Parteiendazu, welche Leistungen über die Service-Pauschalen abgegolten sind und welche separat nach Aufwand abgerechnet werden dürfen? Ist die in den SLAs definierte Qualität der Leistung klar messbar und entspricht sie noch den Geschäftsbedürfnissen? Gibt es Bereiche, in denen die Service-Qualität verbessert werden könnte oder sollte?
     

  • Aktueller Stand der Technik

    Ist klar definiert, wer welche Verantwortlichkeit für die Aktualität der IT-Landschaft hat? Werden die für die Governance etablierten Prozesse und Foren tatsächlich auch dafür genutzt, dass die technologischen Aktualität aufrecht erhalten wird? Greift der Dienstleister neue technologische Trends auf, bewertet diese und setzt diese gegebenenfalls um?

Was passiert , wenn sich Ihre Geschäftsstrategie ändert und eine Anpassung des Outsourcing-Vertrages notwendig macht? Egal wie hoch aus Ihrer Sicht der Anpassungsbedarf ist, so gering der Anreiz für Ihren Dienstleister, den bereits bestehenden Vertrag noch einmal neu zu verhandeln. Daher ist es in diesem Fall äußerst wichtig, sich zu überlegen, was aus Sicht des Dienstleiters ein Anreiz für eine Neuverhandlungen sein könnte. Auch wenn der Begriff Neuverhandlung im operativen Alltag erst einmal beunruhigend klingt, so werden immerhin 50 Prozent der Verträge in den ersten drei bis vier Jahren nachverhandelt.

Eine sorgfältige Vorbereitung und Planung einer Neuverhandlung ist dabei definitiv der wichtigste Erfolgsfaktor und darf unter keinen Umständen unterschätzt werden. Zu dieser Vorbereitung zählt auch, dass die Verhandlungsziele klar definiert werden. Outsourcing-Verträge berühren immer viele Stellen innerhalb der Organisation, angefangen beim Vertrieb über den Betrieb bis hin zu den Bereichen Finanzen, Einkauf und Risikomanagement. Es wird Sie nicht überraschen, dass alle diese Stellen oft eine ganz unterschiedliche Meinung und Wahrnehmung haben, was zu ändern ist. Daher ist es umso wichtiger, dass bereits zu Beginn eines solchen Vorhabens erst einmal ein gemeinsames Verständnis dafür aufgebaut wird, was tatsächlich auch geändert werden soll. Erst aus diesem gemeinsamen Verständnis heraus wird es möglich, die Verhandlungsziele zu definieren und eine geeignete Vorgehensweise festzulegen.

PrimeManagers unterstützt Sie bei allen Fragen rund um die Neuverhandlung Ihres Outsourcing-Vertrages. Für weiterführende Informationen senden Sie uns einfach eine kurze Nachricht über unser Kontaktformular. Wir setzen uns dann umgehend mit Ihnen in Verbindung:

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